烟草商业企业提升办公效率的可循之道

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切实提升办公效率是烟草商业企业“严格规范、富有效率、充满活力”目标的内在要求，是烟草商业企业转变工作作风，树立良好形象的基础。在不断推进的烟草行业改革过程中，提升办公效率已成为一个共识的目标。新的形势，要求行业企业，尤其是商业企业在办公的方式方法上要有所突破，只有积极更新办公理念、改进办公流程、实践办公创新之道，才能为行业的内在基础管理提供有效保障。那么烟草商业企业如何来有效提升办公效率呢？　
　　对办公物资资源进行最优化的组合
　　办公物资资源是办公的基本条件。过去，对办公物资的理解局限于缺什么补什么，哪个部门需要，就为哪个部门配备，从未从整个单位的全局来考虑对办公物资资源进行优化。此种情况往往会造成一种假象：办公物资资源配备得越多，办公效率就越高，这恰恰是错误的。作为现代企业，烟草行业更应该做好办公物资资源的统筹与规划工作，从实际出发，坚持高效优质、勤俭节约的原则，合理规划办公物资资源的布局。
　　在规划时，即要考虑到各部门人员的使用方便性，也要考虑到资源的利用率。在有限预算的基础上，使其效率最高。譬如说打印机，客户经理与专卖协管人员使用相对较多，但是如果每台电脑均配一台打印机，又不符合勤俭节约的原则。因此可以考虑以二至三个片区为单位，每一个单位购买一台网络打印机；同时，员工可以共享所有的打印机，当一台处于工作状态或者出现问题不能使用时，可以及时利用另一台打印机的资源，同时也方便了管理。再譬如纸张的使用，通过建章立制，加强员工培训，除了某些档案管理必须保存纸质文件外，在系统内尽量采用电子文档形式，包括公文与日常的文书。另一方面，高度重视信息化建设，广泛采用电子邮件、局域网联络软件等，以减少纸张的使用，提高效率。　
　　对公文系统进行最简便的设计
　　目前，行业公文的作用是：与上下左右的行业机关进行联系，或通知事项，或处理问题。所以，加快公文流程，能直接起到提升办公效率的作用。烟草行业的公文普遍已摆脱纸质进入电子时代，但是公文处理的某些弊端却未消失。一方面，由于公文的流程环节一般来说都比较多，譬如收文流程就包括了登记、拟办、审批、领导批办、阅办、归档等环节，正常的公文需将流程全部走完；另一方面，需处理公文的人员也比较多，只要有一人未处理就会造成公文流转停滞。所以，为使公文迅速实现政令的上传下达，有必要对公文系统进行简便设计。　
　　首先要简化流程。根据各单位工作实际，尽量将公文的流程简化，减少公文流转环节。譬如拟办与审批为同一个人操作的，就简化为一个环节处理，有些员工不多的县级单位，在领导批办后的公文可以直接以电子邮件方式传递给经办人。以代替阅办环节加快公文流转。　
　　其次要加强督查。对公文的领导意见，办公室要加强督查功能，确保公文流转迅速。对于领导有批示的，可以填写工作联系单，要求经办部门负责人签字，直接督办公文的办理；对于人员因出差等原因暂不在单位的，建立AB岗制度，将公文的处理权限及时移交；对于公文的办理有时限要求的，及时建立反馈机制，每月公布公文处理情况，并与奖金挂钩。　
　　对办公人员进行最及时的培训
　　众所周知，在当今知识经济的大潮中，靠闭门造车是难以提高企业核心竞争能力的。为了有效提高办公效率，行业单位有必要对员工进行经常性的培训，培训要以一种制度的形式固定下来。
　　近年来，不少单位都组织开展贯标工作，因此，要以贯标工作为契机，有必要对每一个岗位的工作人员进行针对性的培训，力求使之精通自身岗位的办公工作程序。首先，培训对象要全面，三类人员，即高层领导者、中层管理人员、基层员工都要参加培训，以此来提高现有员工专业水平和自身素质，促进员工建立正确的工作态度，树立良好的团队精神。其次，培训要方式要多样化。对于自身培训有充足的人力物力的行业单位，可以实施内部培训，对于参与员工较多的行业单位，可以邀请专业公司主办公开培训或者讲座。对于需要深层次提高能力水平的，可以安排专业顾问公司深入到企业内部进行培训。企业可以根据自身的实际情况灵活选择。无论何种培训方式，其目的只有一个，即提高人力资源水平，加强办公软实力，提升办公效率。